Le PCR se compose d'un secrétariat, d'un comité de coordination, d'un conseil de révision et de groupes de travail.

Le Secrétariat comprend un coordonnateur du PCR, un administrateur et un secrétaire. Il coordonne le calendrier et le programme de travail du PCR, contribue à la tenue des réunions de celui-ci, au besoin, organise des services de rédaction-révision selon les instructions du Comité de coordination, voit à la traduction des rapports sur l'état des ressources, à l'établissement de catalogues des documents de travail et autres documents, à la diffusion interne et externe des documents et produits issus du PCR ainsi qu'à la tenue des fichiers informatiques contenant les rapports du PCR, et fournit d'autres services administratifs au besoin. Il se tient aussi en rapport avec les secrétariats parallèles d'autres Régions et d'Ottawa.

Le Comité de coordination, comme son nom l'indique, coordonne le PCR. C'est-à-dire qu'il décide des sujets à débattre, qu'il établit le calendrier et le programme de travail, et qu'il suit le déroulement des réunions du PCR. Il constitue un forum pour l'examen des recommandations de recherche formulées dans le cadre du PCR et pour la discussion sur les questions prioritaires. Les recommandations de nature régionale sont transmises aux gestionnaires hiérarchiques régionaux et celles qui visent une zone sont soumises au Secrétariat canadien pour l'évaluation des stocks (SCES).

Le Comité de coordination fournit un service de rédaction-révision des rapports sur l'état des ressources et des comptes rendus par l'entremise d'un Conseil de révision, réuni de manière ponctuelle pour examiner les documents; ce Conseil est présidé par le coordonnateur du PCR et se compose du président de la réunion du PCR pertinente, de l'auteur ou des auteurs des rapports à examiner, et, le cas échéant, de participants invités. Les membres du Comité de coordination du PCR sont informés des réunions du Conseil de révision pour le cas où ils voudraient y participer. D'autres personnes, par exemple des scientifiques de la Région et des membres de l'industrie, peuvent être invitées à aider le Conseil.

Le Comité de coordination est présidé par le coordonnateur du PCR, qui relève du directeur régional des Sciences et est lié par un protocole d'entente à la Région de gestion des pêches du Golfe. Il est constitué des gestionnaires divisionnaires de la Direction des sciences et des océans, des directeurs régionaux des Sciences, de la Gestion des pêches ainsi que de l'Économique des deux Régions, le directeur régional des Océans (Maritimes), du coordonnateur du SCES et des délégués régionaux nommés par le coordonnateur du PCR. Les présidents des évaluations du PCR ainsi que d'autres participants, p. ex. des intervenants du milieu, peuvent être invités aux séances du Comité. Ce dernier se réunit au moins deux fois l'an et selon les besoins. Sa réunion de l'automne consiste à la fois en un examen des activités de l'année écoulée et en une préparation détaillée des plans de l'année à venir.

Les réunions du PCR sont présidées par des personnes nommées par le Comité de coordination en fonction des sujets à traiter. Ces réunions ont pour but d'établir la base scientifique de la gestion des ressources d'eau de mer et d'eau douce des régions et de leur habitat. Elles servent aussi à formuler des avis sur les objectifs, stratégies et mesures réglementaires (tactiques) qui conviennent aux pêches de la Région des Maritimes et la Région de gestion des pêches du Golfe. Une réunion du PCR  vise donc les objectifs suivants :

• Procéder à des examens de toutes les données et analyses scientifiques pertinentes, effectuer au besoin les analyses nécessaires pour déterminer l'état des stocks et de leur habitat, et formuler des conseils sur leur gestion.

• Procéder à des examens des questions liées à la gestion des océans, p. ex. lignes directrices sur les considérations relatives à l'écosystème, zones de protection marine (ZPM) et plans de gestion des océans.

• Procéder à des examens des questions liées à l'aquaculture, p. ex. incidence des activités aquacoles sur l'environnement.

• Procéder à des examens des questions de gestion - p. ex. plans de gestion des pêches proposés ou déjà mis en oeuvre, points de référence stratégiques (cibles et limites), limites de prises par rapport aux limites d'effort, mesures de réglementation des rejets en mer, règles de gestion de la capacité, etc. - de sa propre initiative ou à l'instigation d'autres organismes, comme le Groupe de travail sur les études de gestion des pêches (GTEGP).

• Constituer un forum de discussion sur la biologie des stocks et sur leur habitat ainsi que sur les méthodes d'évaluation de leur état et de leur potentiel de rendement possible, sur les niveaux à fixer pour assurer leur conservation et sur les mesures à prendre face aux modifications de l'habitat.

• Constituer un forum de discussion et de concertation sur les questions de gestion des pêches, en fonction des analyses techniques traitant des éléments pertinents des secteurs d'activités du MPO. Le PCR favorise une démarche coordonnée et harmonisée dans la mise en oeuvre des mesures et modalités de gestion à l'échelle des Maritimes.

• Examiner les rapports des délibérations d'organismes scientifiques internationaux (le CIEM, l'OPANO et l'Organisation pour la conservation du saumon de l'Atlantique Nord, par exemple) et d'autres organismes ou personnes de l'extérieur du ministère, et formuler des commentaires sur les sujets relevant du mandat du PCR.

• Contribuer aux produits du MPO et d'organismes extérieurs, comme le CCRH, qui font référence aux stratégies de gestion du MPO et procéder à leur évaluation.

• Cerner les besoins de recherche et recommander les programmes nécessaires aux gestionnaires hiérarchiques, par l'entremise du Comité de coordination du PCR.

La participation aux réunions du PCR varie selon les sujets traités; peuvent prendre part à ces réunions des experts du MPO, d'organismes externes, des universités et des industries de la pêche et des océans qui sont aptes à contribuer utilement au processus de consultation. Ces participants forment le noyau du processus d'examen par les pairs. Par ailleurs, les réunions sont ouvertes à tous les intéressés. Si des associations désirent y envoyer des représentants, ce qui est généralement autorisé, ils doivent en faire la demande préalablement au président de la réunion, étant entendu que ces participants seront considérés comme des représentants et non comme des experts. Tous les participants peuvent prendre part aux discussions et à la formulation des documents finaux. La décision d'inviter ou non les médias revient au président de réunion, à qui il incombe également de faire connaître clairement les buts de la réunion, les attentes à l'endroit des participants et la place du PCR dans le processus général de gestion ainsi que l'état des questions à l'étude. Il appartient aux gestionnaires hiérarchiques régionaux de faire en sorte qu'il y ait suffisament de scientifiques présents aux réunions du PCR pour qu'on puisse y procéder à un examen scientifique rigoureux par les pairs.

Des scientifiques ou organismes externes peuvent soumettre des documents scientifiques à un examen par les pairs dans le cadre du PCR. En pareil cas, ces scientifiques ou des représentants de ces organismes doivent assister à toute la réunion du PCR durant laquelle leurs documents seront examinés. Ces derniers doivent être soumis au président de réunion aux moins deux semaines à l'avance. On ne peut se contenter de les présenter le jour-même de la réunion et s'attendre à ce qu'ils y fassent l'objet d'un examen par les pairs.

En règle générale, les participants ne sont pas rémunérés pour prendre part aux réunions du PCR. On dispose toutefois d'un petit budget pouvant servir, si nécessaire, à payer les frais de déplacement des experts externes invités.

Des Groupes de travail spéciaux sont constitués au besoin pour traiter de questions particulières. On dénombre actuellement les groupes de travail suivants:

• Groupe de travail sur les tendances du plancton
• Groupe de travail sur les études de gestion des pêches
• Groupe de travail sur la CICTA

Les réunions des groupes de travail sont habituellement réservées au personnel du MPO, mais des participants de l'extérieur du ministère y sont invités, selon les besoins.

Les avis de convocation de réunion sont affichés au Secrétariat des communications à Halifax et comportent le nom et le numéro de téléphone du président ainsi qu'une invitation à communiquer avec ce dernier pour les personnes qui souhaiteraient participer comme observateurs à une réunion. Ces avis sont aussi portés à la connaissance des employés du MPO par l'entremise du site Intranet.

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