Documents
Documents de recherche
Ces documents exposent le fondement technique des rapports sur l'état des ressources dont il
a été question aux réunions ou ateliers. Les gestionnaires hiérarchiques du MPO sont chargés de
voir à ce que ces documents soient produits dans les deux mois qui suivent la fin de la réunion
sur laquelle ils portent.
C'est au Secrétariat canadien pour l'évaluation des stocks (SCEC) qu'incombe la responsabilité
du catalogage et de la diffusion des Documents de recherche. Les Régions doivent fournir au SCES
les documents définitifs approuvés.
Comme les documents en question ont déjà fait l'objet d'un examen approfondi par les pairs,
l'examen interne réalisé par le MPO vise à assurer la bonne qualité de leur style et de leur format
ainsi que leur lisibilité plutôt que leur exactitude technique. En ce qui concerne la Direction
des sciences de la Région des Maritimes, la marche à suivre pour l'examen des documents est décrite
dans la politique sur les publications de cette Région.
Si un Document de recherche est destiné à un grand nombre de clients des deux groupes linguistiques
officiels, il doit être publié sous forme bilingue. Si la majorité des clients appartient à un
seul groupe linguistique, le document est publié dans la langue du client, et non dans celle de
l'auteur. Seul le résumé est bilingue. On peut obtenir de plus amples renseignements à ce sujet
auprès du SCES.
Rapports sur l'état des ressources
Les rapports sur l'état des ressources résument les conclusions du PCR sur un sujet déterminé.
À ce titre, ils représentent le principal outil de communication avec les clients. Il y a trois
sortes de rapports sur l'état des ressources.
- Rapports sur l'état des stocks - Ces rapports résument les résultats de l'examen par les pairs concernant les évaluations de stock. On en produit chaque année pour de nombreux stocks de poissons et d'invertébrés.
- Rapports sur l'état des pêches - Cette série de rapports traite des questions de pêches régionales ou de gestion.
- Rapports sur l'état de l'habitat - Ces rapports documentent les évaluations régionales sur l'habitat.
Le catalogage des Rapports sur l'état des stocks est du ressort du SCES, qui est aussi chargé
de verser ces documents dans Internet. Les Rapports sur l'état des pêches et les Rapports sur
l'état de l'habitat sont catalogués par le Secrétariat du PCR des provinces Maritimes; ils sont
aussi versés dans Internet et dans Intranet. L'approbation de tous ces documents relève de la
responsabilité du président de réunion.
Tous les rapports régionaux sur l'état des ressources sont traduits. Ils sont diffusés aux
personnes figurant sur les listes d'envoi permanentes par le Secrétariat du PCR des provinces
Maritimes. Les diffusions spéciales requises par les divisions sont du ressort du bureau du
gestionnaire de division.
Comptes rendus
Les Comptes rendus constituent les délibérations officielles des réunions du PCR. Ils
sont produits par le président de la réunion dans les deux mois qui suivent la fin de cette
dernière. Pour faciliter ce processus, on peut recourir à des rapporteurs pendant la réunion.
Les Comptes rendus font état des principaux arguments présentés, des points de discorde et
des consensus atteints. Ils doivent aussi indiquer les modifications recommandées aux analyses
initiales soumises. Pour une meilleure lisibilité, on préconise d'en faire un texte suivi plutôt
qu'un abrégé. Toutefois, si on choisit de les rédiger sous une forme abrégée, il est préférable
d'utiliser des phrases complètes plutôt qu'un style télégraphique épuré de certains noms ou
verbes. Il est déconseillé de recourir à un commentaire au fil de la discussion. La liste des
participants, la demande de renvoi à la réunion et le programme de cette dernière, une liste
des documents de travail (indiquant lesquels deviendront des Documents de recherche) ainsi
qu'une liste des recommandations de recherche formulées doivent être annexés au document. Tout
rapport minoritaire peut aussi figurer en annexe. Un modèle de format des Comptes rendus a été
établi et est à la disposition des présidents de réunion.
Le catalogage des Comptes rendus incombe au SCES. Pour verser un document dans cette série,
le président de réunion le fait parvenir au coordonnateur du PCR, qui procède à une révision et
rend compte de tout changement au président de réunion. Comme dans le cas des rapports sur
l'état des ressources, cette révision vise le style et la forme du document. Celui-ci est
ensuite modifié selon les besoins, approuvé par le président de réunion aux fins de diffusion
publique et renvoyé au Secrétariat du PCR, pour suite à donner.
La diffusion de ces documents est limitée et laissée à la discrétion du président de réunion.
Une copie est versée aux archives du Bureau du PCR, qui en fournit également aux intéressés,
sur demande.
Procès-verbaux du Conseil de révision et du Comité de coordination du PCR
Le Bureau du PCR produit des procès-verbaux des réunions du Comité de coordination du PCR et
du Conseil de révision. Les procès-verbaux de réunion du Comité de coordination sont diffusés
aux membres de ce comité et aux autres participants à la réunion, qui disposent d'un mois pour
signaler les erreurs ou omissions. Quant aux procès-verbaux des réunions du Conseil de révision,
ils sont remis aux participants à la réunion dès que possible après la fin de cette dernière.
Là encore, les participants disposent d'un mois pour signaler les erreurs ou omissions.
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